個人情報を含む書類の漏えいのおそれ事案発生

このたび、保健医療部ワクチン・検査推進課において実施していた検査事業に関する個人情報を含む書類について、所在が不明となっており、個人情報の漏えいのおそれが発生していることが発覚しました。
対象となられたすべての皆様方には、多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。

1．経緯について

ワクチン・検査推進課にて実施しておりました「エッセンシャルワーカー定期PCR検査事業」において、令和4年9月26日から令和5年3月31日までの間、陽性となった者の一部に対しては、新型コロナウイルス感染症対策本部内で診断を行っておりました。
当該書類は、診断の際に用いた陽性者リストで、179名分の氏名、電話番号等の個人情報が記載されており、フラットファイル1冊に綴り、令和4年度事業担当者の机引き出しに保管しておりましたが、令和5年10月3日、書類（ファイル）が所在不明となっていることが発覚したため、同日より課内職員全員で探索を開始しました。
関係職員からの聞き取り等、課外への持ち出しの可能性も含め2週間以上探索を行いましたが、発見に至らなかったため、179名の方々へ事案発生とお詫びの連絡をしているところです。

2．紛失した書類と個人情報について

1. 書類名：エッセンシャルワーカー定期PCR検査　発生届対象外診断リスト
2. 対象者：介護・障害福祉施設の職員で新型コロナウイルス感染症PCR検査陽性者等179名
   （令和4年9月26日～令和5年3月31日分）
3. 個人情報の内容：氏名、生年月日、住所、電話番号、検査結果等
   施設連絡担当者は、氏名、電話番号のみ。

3．原因及び再発防止について

課内において、個人情報を含むファイルの保管場所を固定していなかったこと、ファイルに背表紙をつけておらず、ファイルの内容が一目では分からない状態であったこと等が今回の事案を引き起こした原因と考えております。
再発防止策として、個人情報を含むファイルのリスト化を実施中です。
今後、管理マニュアルを作成し、保管場所の固定、背表紙等による識別（誤廃棄を防ぐ）、定期的な保管状況の確認を行ってまいります。