個人情報を含む文書の紛失事案について

概要

　こども未来部において、先進医療不妊治療の助成履歴等の個人情報を含む文書の紛失が判明しました。
　関係者の皆様には、多大なる不安とご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。今後は下記のとおり、再発防止を徹底してまいります。

1　経緯

　こども未来部では、先進医療不妊治療をうけた方に対して、治療費を一部助成する先進医療不妊治療費助成事業を実施している。那覇市においても同様の事業を実施しているため、二重補助とならないよう助成履歴の確認を行っている。

・5月14日、那覇市より県に対し上記事業に係る助成履歴の照会があった。
・5月23日、回答文書を封筒に入れ、県庁収発室より市宛ての他の文書とまとめて送付。
・6月6日、那覇市より回答文書が届いていないと連絡があり、県と那覇市において、関係課等含め捜索したものの発見ができなかった。
・回答文書には、2世帯4人分の個人情報（不妊治療助成事業助成履歴、氏名、性別、生年月日、前住所）が記載されていた。
 

2　事案発生後の対応

・6月11日（火曜日）に、国の個人情報保護委員会へ報告を行った。
・6月11日～14日に、個人情報保護委員会と事実確認を行うとともに、那覇市と今後の対応について協議を行った。
・6月18日（火曜日）に、那覇市を通して、ご本人の了解を得た上で連絡先を入手し、県からご本人（2世帯）に対し電話にて謝罪と状況説明を行った。
 

3　原因

　個人情報を含む文書を、書留等ではなく他部署の文書とまとめて送付したことが紛失の要因と考える。

4　今後の対応

　個人情報を含む文書については、関係市町村と直接対面において受け渡しを行うとともに、受け取り簿もあわせて作成し、履歴を残すものとする。