個人情報の漏えい事案の発生について(報告とお詫び：地域保健班)

　このたび、当保健所地域保健班において、個人情報が記載された書類を誤送付したことによる個人情報の漏えいが発覚しました。
　本事案に関わる当該対象者様、並びにご家族の皆様には多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、心から深くお詫び申し上げます。

1　事実の概要
　南部保健所地域保健班にて、令和6年10月4日に特定医療費（指定難病）更新申請様式をAさんに送付する際、Bさん、Cさんの個人情報が記載された書類2通を封入し送付したことによる個人情報漏えいが発覚しました。

2　対応
　Aさんに対し対面及び書面にて事案の報告と謝罪を行い、誤送付のあったBさん、Cさんの個人情報が記載された書類は直ちに回収しました。
　Bさんに対し電話にて謝罪を行い、訪問及び文書は不要との事でしたが、文書の送付を行っております。
　Cさんに対し、対面及び書面にて事案の報告と謝罪を行っております。

3　原因
　本来、廃棄すべき不要書類を、誤って「送付用更新書類」として保管（ストック）していたことにより誤混入が起こった可能性があります。
　また、封入前に複数職員による内容物のダブルチェックが実施されないまま、郵送したことが原因ととらえております。

4　再発防止策
　特定個人情報の適正な取り扱い、内部統制にかかる研修を実施し、改めて個人情報の取り扱いについて知識を深め、意識の向上を図ります。
　また、「個人情報を含む文書ファイル保管マニュアル」に情報漏えい防止等も含めた内容に改定し、個人情報の取り扱いを強化し、改定中の業務フロー図に個人情報漏えい等の防止策を追加し、さらに別途「窓口申請対応マニュアル」を作成し、個人　情報漏えい等の再発防止の徹底に努めて参ります。
　策定したマニュアル等を基に個人情報取り扱い実施状況を定期的に点検を行い、点検結果を班内で報告し、個人情報漏えい等につながり得るリスクについて班内で情報共有を行い、改善が必要な事項については是正を実施してまいります。

令和6年11月28日　南部保健所長