個人情報の漏えい及び個人情報を含む書類の滅失事案の発生について(報告とお詫び：地域保健班)

　このたび、当保健所地域保健班において、小児慢性特定疾病医療受給者証（以下、「受給者証」という。）の誤交付及び誤送付したことによる個人情報の漏えいが発覚しました。
　また、再発行した受給者証が所在不明となっており、当該書類を滅失していることが発覚しました。
　本事案に関わる当該対象者様、並びにご家族の皆様には多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、心から深くお詫び申し上げます。

1　事実の概要
　南部保健所地域保健班窓口にて、令和6年7月31日に小児慢性特定疾病医療受給者証（以下、受給者証)を交付する際、AさんにBさんの受給者証を誤交付したことによる個人情報の漏えいが発覚しました。
　8月1日から28日までの間に当保健所からAさん宅へBさんの受給者証を誤送付したことによる個人情報の漏えいが発覚しました。
　Aさんの受給者証については、再発行されていたことを確認していますが、Aさんへ交付されておらず、所在不明となっており、誤廃棄したおそれがあることが発覚しました。

2　対応
　Bさんが未成年のため、ご家族に対し対面及び書面にて事案の報告と謝罪を行い、誤交付と誤送付のあった受給者証は直ちに回収しました。
　Aさん受給者証については、新たに受給者証を発行し手交しています。紛失判明後1か月間、担当班(地域保健班)執務室内を捜索しましたが、当該文書は発見されませんでした。

3　原因
　窓口で受給者証を発行する際、複数職員での確認及びご本人・ご家族様と受給者証内容の確認をしておらず、AさんにBさん受給者証の誤交付が起こってしまいました。
　郵送時、封筒宛名と内容物について、複数職員によるダブルチェックが実施されておらず、誤送付が起こってしまいました。
　プリントミスをした受給者証を個人情報扱いとしてシュレッダーをしていたことから、Aさんの受給者証については、誤廃棄した可能性があります。

4　再発防止策
　個人情報の取り扱いについて、班内研修を実施します。また、「個人情報を含む文書ファイル保管マニュアル」に個人情報の漏えい防止等を含めた内容に改定し、業務フロー図にその防止策を追加するなど、個人情報の取り扱いを強化するとともに、別途「窓口申請対応マニュアル」を作成し、個人情報漏えい等の再発防止の徹底に努めてまいります。

令和6年10月25日　南部保健所長