個人情報を含む書類の滅失事案の発生について(報告とお詫び：地域保健班)

　このたび、当保健所地域保健班において、小児慢性特定疾病に関する書類が所在不明となっており、当該文書を滅失していることが発覚しました。
　本事案に関わる当該対象者様、ご家族様、並びに関係機関の皆様には多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、心から深くお詫び申し上げます。

1　事実の概要
　令和6年7月22日小児慢性特定疾病医療受給者証の更新申請のため、保護者が当保健所地域保健班に来所し必要書類の提出がありました。職員は書類が完備していることを確認し、書類を個別クリアファイルに入れ、鍵付きのキャビネットにて保管していました。
　令和6年7月30日、対象者に関する情報を小児慢性特定疾病管理システムに入力する際、クリアファイル内に小児慢性特定疾病医療意見書がない事が判明しました。

2　対応
　対象者様が未成年のため、ご家族、関係機関に対し対面及び書面にて事案の報告と謝罪を行いました。
　紛失判明後1か月間、担当班(地域保健班)執務室内を捜索しましたが、当該文書は発見されませんでした。

3　原因
　書類の紛失が判明した時期は、小児慢性特定疾病及び特定医療費(指定難病)の更新時期が重なり、執務室に膨大な書類が混在し書類の管理が複雑な状況もあり、その中に紛れてしまった可能性があります。また、不要書類等を、その都度シュレッダーしており、誤って廃棄した可能性も考えられます。

4　再発防止策
　申請窓口における不要書類の取り扱いについては、誤廃棄防止のため原則返却する対応としました。また、「個人情報を含む文書ファイル管理マニュアル」に業務の段階に応じた書類の保管場所及び管理方法をより詳細に規定するとともに、業務フロー図に改善策等を追加する等で個人情報の取り扱いを徹底し再発防止に努めて参ります。

令和6年10月25日　南部保健所長