電子文書条例

「沖縄県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例」 （電子文書条例）が平成18年4月1日に施行されました。

• 沖縄県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例 （PDF 296.9KB）

条例の概要

この条例は、条例や規則で県民や事業者の方に保存等が義務付けられている書面（紙媒体）について、紙にかえて電磁的な記録による保存等を行うことを可能とするものです（電磁的な保存等を義務付けるものではありません。）。
書面の保管、運搬等に要する負担が軽減され、空間の有効活用や書面の検索等、利便性の向上が図られることで、県民の皆様の生活がより便利になることを目的としております。

保存等の方法及び要件等

保存等の方法及び要件、対象となる書面については、規則により、定められています。

• 沖縄県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則 （PDF 34.8KB）

保存等の方法

1. パソコン等を利用し、文書をハードディスクやCD-R等に作成し、保存することができます。
2. 書面で保存していた文書をスキャナ等で読み取り、ハードディスクやCD-R等に保存することができます。
3. 従来、書面で縦覧していた文書を、ディスプレイ等で表示したり、インターネットを活用して縦覧等を行うことができます。
4. 電磁的な保存の対象となる書面について、相手方の承諾を得て、電子メール、フロッピーディスク等を活用して、交付等を行うことができます。

保存にかかる要件

電磁的記録については安全に保存するとともに、必要に応じて直ちに書面保存の場合と同等の記録事項を表示、印刷できるようにしなければなりません。

対象となる書面等

項番	条例等	規定条項	対象書面	手続き種別
1	沖縄県土地改良財産の管理及び処分に関する条例	第10条第1項及び第2項	土地改良財産管理台帳	作成、保存
2	沖縄県種畜検査条例	第10条第2項	種付台帳	作成、保存
3	沖縄県屋外広告物条例	第40条	規則に定めるものを記載した帳簿	作成、保存
4	沖縄県中央卸売市場条例	第63条第1項及び第2項	売買仕切書	作成、交付等
5	沖縄県浄化槽保守点検業者の登録に関する条例	第12条	規則に定めるものを記載した帳簿	作成、保存
6	沖縄県環境影響評価条例	第5条、第7条、第13条、第15条、第20条第2項、第24条、第36条、第38条	環境影響評価方法書、環境影響評価準備書及び要約書、環境影響評価書及び要約書、事後調査報告書	作成、縦覧等
7	（知事の所管に属する公益法人の設立及び監督に関する規則）※廃止　ただし該当する特例民法法人の監督が行われる間は効力を有する。	第14条（第2号及び第8号を除く）	第14条に掲げる書類（第2号及び第8号を除く）	保存、作成
7	（知事の所管に属する公益法人の設立及び監督に関する規則）※廃止　ただし該当する特例民法法人の監督が行われる間は効力を有する。	第14条第8号	収入及び支出に関する帳簿及び証拠書類	保存（※）
8	社会福祉法施行細則	第5条第2項	第5条第2項に掲げる帳簿又はその他の書類	保存（※）
8	社会福祉法施行細則	第5条第3項	受領証、受領証の控	交付等、保存
9	沖縄県小規模企業者等設備導入資金貸付規則	第14条第2項	証拠書類	保存（※）
10	沖縄県中小企業高度化資金貸付規則	第21条	証拠書類	保存（※）
11	沖縄県中央卸売市場条例施行規則	第18条	委託物品に関する帳簿及び書類	縦覧等
11	沖縄県中央卸売市場条例施行規則	第70条第1項	販売原票	作成
11	沖縄県中央卸売市場条例施行規則	第108条第1項	販売原票及び売買仕切書の写し	保存
12	知事の所管に属する公益信託の引受けの許可及び監督に関する規則	第27条（第3号及び第4号を除く）	第27条に掲げる書類（第3号及び第4号を除く）	保存
12	知事の所管に属する公益信託の引受けの許可及び監督に関する規則	第27条第4号	収入支出に関する帳簿及び証拠書類	保存（※）

（※）電磁的記録の保存を行うに際し、消失、改ざん防止の措置等を必要とするもの

【備考】

1. 詳しくは各条例、規則をご確認ください。
2. 税関連条例、特定非営利活動促進法施行条例については、個別に電磁的な保存を規定しています。
3. 知事部局以外に、次の規則が定められています。
   • 沖縄県教育委員会の所管する条例等に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則
   • 沖縄県公安委員会の所管する条例等に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する規則