個人情報を含むメールの誤送信について

事案の概要

令和6年8月27日、八重山福祉事務所において、他人の個人情報を含む文書を1名の方に誤ってメール送信する事案が発生しました。
関係者の皆様には、多大なる不安とご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。今後は下記のとおり、再発防止を徹底してまいります。

1．事案の経緯

　令和6年8月27日、A氏からの依頼により官公庁へ提出する書類の様式を電子メールにて送信したところ、同日、A氏からB氏の情報が記載された様式が送られていると返信があり、判明した。

2．事案の原因・分析
　メールを送信する際に、添付書類の内容確認を行わなかったことによるものである。

3．事案発生後の対応
　誤送信があった事を確認後、直ぐにA氏にメールの削除等を依頼し、電話にて、削除されていることを確認した。また、8月30日に訪問し、謝罪と状況説明を行った。
　B氏に対しては、8月28日に電話、9月3日に訪問し、謝罪と状況説明を行った。

4．今後の対応
　書類の収受・受け渡しについては、相談内容に応じ、直接対面で行うこととし、電子メールでのやりとりは行わないものとする。